Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen. Viele Unternehmen stellen ihre Systeme gerade um oder haben damit begonnen. Die entscheidende Frage ist eine andere: Ist das, was die IT eingerichtet hat, umsatzsteuerlich wirklich sicher?
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1.1.2025 gilt die Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen, ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für alle inländischen B2B-Unternehmer.
- Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen folgt gestaffelt: Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro selbst E-Rechnungen ausstellen. Das dürfte den größten Teil der wirtschaftlich aktiven B2B-Unternehmen treffen.
- Ab dem 1.1.2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle.
- Die E-Rechnungspflicht ist kein reines IT-Projekt, sie ist Umsatzsteuerrecht. Ob die Rechnung technisch im richtigen Format ankommt, entscheidet Ihre IT.
- Ob sie steuerlich trägt, ob der Vorsteuerabzug sicher ist und ob Ihr Unternehmen die Pflichtangaben nach § 14 UStG korrekt umsetzt, das ist eine Frage für Ihre Rechtsanwältin und Steuerberaterin. Taxboutique by Julia David & Edda Vocke beantwortet genau diese Fragen.
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Frage 1 · Vorsteuerabzug
Prüft jemand in Ihrem Unternehmen, ob Eingangsrechnungen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten?
Format allein schützt nicht. Eine XRechnung mit unvollständiger Leistungsbeschreibung berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Frage 2 · Sonderfälle
Können Sie Gutschriften, Dauerrechnungen, Anzahlungs- und Berichtigungsrechnungen im E-Rechnungsformat erzeugen?
Die Pflicht gilt ausdrücklich auch für diese Fälle. Ein Anpassungsschreiben per E-Mail genügt ab 2027 nicht mehr.
Frage 3 · Archivierung
Wird der strukturierte Datensatz (die XML-Datei) unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt?
Eine aus dem XML erzeugte PDF-Ansicht ersetzt das Original nicht. Fehlt der Datensatz bei der Betriebsprüfung, kann der Vorsteuerabzug versagt werden.
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Der Schnell-Check gibt eine erste Orientierung und ersetzt keine steuerliche Prüfung im Einzelfall.
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Der Begriff „E-Rechnung“ wird im Alltag häufig missverstanden. Eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG in der seit dem 1.1.2025 geltenden Fassung. Das Gesetz verlangt ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das automatisiert verarbeitet werden kann.
Zulässige Formate sind insbesondere:
- XRechnung: rein XML-basiertes Format; der XML-Datensatz ist für das menschliche Auge nicht direkt lesbar, kann aber über eine Visualisierungsanwendung dargestellt werden.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: hybrides Format, ein lesbares PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz. Nicht alle Profile sind gleichwertig: Nur die Profile EN 16931 (Comfort) und EXTENDED erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 vollständig und sind für die gesetzliche E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich geeignet. Die Profile MINIMUM, BASIC-WL und BASIC erfüllen die EN-16931-Anforderungen nicht. BASIC enthält zwar Positionszeilen, bleibt aber als reduzierter Datensatz unterhalb des Normstandards. Diese Profile sind für die Erfüllung der deutschen B2B-E-Rechnungspflicht nicht ausreichend.
- Weitere Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, sowie zwischen den Vertragsparteien vereinbarte Formate (z. B. EDI-Verfahren), sofern eine vollständige Extraktion der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gewährleistet ist.
Grundregel ab 1.1.2025: Wer braucht eine Zustimmung und wer nicht? E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung, ZUGFeRD EN 16931/EXTENDED) können immer ohne Zustimmung des Empfängers übermittelt werden. Papierrechnungen ebenfalls, sie bedürfen keiner Zustimmung. Zustimmungspflichtig sind ausschließlich elektronische Rechnungen, die keine E-Rechnung sind, also z. B. ein einfaches PDF per E-Mail. Die Zustimmung kann formlos und auch stillschweigend durch widerspruchslose Annahme erfolgen.
Die Fristen im Überblick
Das Wachstumschancengesetz hat die Einführung gestaffelt. Dabei gelten bis Ende 2027 Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG), die je nach Unternehmensgröße unterschiedlich weit reichen:
1. Jan. 2025
Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmer, ohne Ausnahme
Verpflichtet sind alle inländischen Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne, also jeder, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Das gilt ausdrücklich auch für Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, z. B. Ärzte, Vermieter oder soziale Einrichtungen. Eine Beschränkung auf vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer gibt es nicht. Auch Kleinunternehmer sind empfangspflichtig. Die technische Hürde ist dabei bewusst niedrig angesetzt: Es genügt, ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen bereitzustellen. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Andere Übermittlungswege können zivilrechtlich vereinbart werden. Hat der leistende Unternehmer eine normenkonforme E-Rechnung erstellt und sich nachweislich um Übermittlung bemüht (z. B. anhand eines Sendeprotokolls), gelten seine Rechnungspflichten als erfüllt, auch wenn der Empfänger die E-Rechnung nicht annimmt oder verweigert. Das Risiko liegt dann beim Empfänger.
bis 31. Dez. 2026
Übergangsphase für alle Unternehmen
Für Umsätze bis zum 31.12.2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch Papierrechnungen versenden (ohne Zustimmung) oder, mit Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF). Eine E-Rechnung kann jederzeit freiwillig ausgestellt werden.
1. Jan. 2027
Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG aus dem Jahr 2026, also die Summe der in Deutschland steuerbaren Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG. Dazu gehören sowohl steuerpflichtige Inlandsumsätze als auch steuerfreie Umsätze, die steuerbar sind, insbesondere steuerfreie Ausfuhren und innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 4 Nr. 1 UStG. Nicht einzubeziehen sind dagegen Umsätze, die im Inland gar nicht steuerbar sind, weil der Leistungsort nach § 3a UStG oder § 3 Abs. 6 bis 8 UStG im Ausland liegt, etwa sonstige Leistungen an im Ausland ansässige B2B-Empfänger, bei denen sich der Leistungsort ins Ausland verlagert. Diese Umsätze werden in der Umsatzsteuererklärung nur nachrichtlich erfasst und zählen nicht zum Gesamtumsatz.
Nicht zum Gesamtumsatz zählen außerdem bestimmte steuerfreie Umsätze wie die Vermittlung von Finanzgeschäften oder Leistungen im Bildungs-, Gesundheits- und Wohlfahrtsbereich. Diese sind stets ausgenommen. Eigene Finanzumsätze wie Kreditvergabe oder Zinserträge sowie Grundstücksverkäufe zählen dagegen nur dann nicht mit, wenn es sich um Nebengeschäfte außerhalb des eigentlichen Kerngeschäfts handelt (sogenannte Hilfsumsätze), etwa wenn ein Handwerksbetrieb einmalig sein altes Firmengrundstück verkauft.
Beispiel: Ein Unternehmen erzielt 500.000 € steuerpflichtige Inlandsumsätze, 200.000 € steuerfreie Ausfuhren und 150.000 € sonstige Leistungen an einen EU-Unternehmer, deren Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG im EU-Ausland liegt. Die 800.000-Euro-Grenze wird mit 700.000 € nicht überschritten. Die 150.000 € sind nicht steuerbar und bleiben außen vor.
Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen für entsprechende Umsätze noch bis 31.12.2027 Papierrechnungen oder, mit Zustimmung, sonstige elektronische Rechnungen versenden. Zusätzlich gilt 2027 eine Sonderregelung für EDI-Verfahren: Rechnungen können auch per EDI in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
1. Jan. 2028
Ausstellungspflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen
Ab diesem Datum gilt die E-Rechnungspflicht ausnahmslos für alle inländischen B2B-Unternehmen. EDI-Verfahren sind nur noch zulässig, wenn sie die Extraktion normkonformer E-Rechnungsdaten ermöglichen.
Was die IT löst und was nicht
Ihr IT-Dienstleister oder Softwareanbieter kann sicherstellen, dass Rechnungen im richtigen Format ankommen und versendet werden. Das ist notwendig, aber nicht hinreichend. Die steuerlich relevanten Fragen liegen eine Ebene tiefer und werden von keinem Systemanbieter beantwortet.
Frage 1 · Vorsteuerabzug: Ist die Rechnung wirklich sicher?
Das Format allein schützt nicht. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet klar zwischen zwei Fehlerarten: Formatfehler (die Datei entspricht technisch nicht der Norm) und Inhaltsfehler (die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG sind unvollständig oder fehlerhaft). Eine Validierungsanwendung kann technische Fehler erkennen, etwa ob der ausgewiesene Steuerbetrag rechnerisch zum angegebenen Steuersatz passt oder ob bestimmte Pflichtfelder befüllt sind. Sie ersetzt aber ausdrücklich nicht die steuerliche Prüfung durch den Empfänger. Eine E-Rechnung, die technisch einwandfrei validiert, kann trotzdem einen Inhaltsfehler enthalten, z. B. einen inhaltlich falschen Steuersatz oder eine unvollständige Leistungsbeschreibung. In diesem Fall liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor, und der Vorsteuerabzug ist gefährdet.
Wichtig: Das BMF-Schreiben empfiehlt ausdrücklich, den Validierungsbericht aufzubewahren. Ein Unternehmer, der sich bei Beachtung kaufmännischer Sorgfalt auf das Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung verlässt, handelt korrekt, aber eben nur hinsichtlich des technischen Formats, nicht hinsichtlich des steuerlichen Inhalts.
Hinweis: Sonstige Rechnung trotz E-Rechnungspflicht. Wann entsteht das Risiko? Stellt ein Aussteller trotz bestehender E-Rechnungspflicht eine PDF- oder Papierrechnung aus, ist das während der Übergangsphase bis 31.12.2027 für den Vorsteuerabzug des Empfängers regelmäßig unschädlich, sofern die Rechnung inhaltlich vollständig und korrekt ist und die Übergangsregelung auf den jeweiligen Umsatz anwendbar ist (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE i. V. m. § 27 Abs. 38 UStG). Ab dem 1.1.2028 greift diese Schutzregelung nicht mehr: Wer dann eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung erhält, riskiert die Versagung des Vorsteuerabzugs, unabhängig davon, ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist. Das Risiko liegt beim Empfänger, nicht beim Aussteller.
Frage 2 · Sonderfälle: Was wird aus Gutschriften, Dauerrechnungen, Anzahlungen?
Die E-Rechnungspflicht gilt ausdrücklich auch für Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinne (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG), also für den Fall, dass nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt. Die Gutschrift muss als solche gekennzeichnet sein; bei einer E-Rechnung geschieht das z. B. durch Auswahl des entsprechenden Rechnungstyps im strukturierten Datensatz. Rechnet ein Unternehmer in einem Dokument sowohl über empfangene Leistungen (Gutschrift) als auch über ausgeführte Leistungen (Rechnung) gemeinsam ab, muss aus der Abrechnung eindeutig hervorgehen, dass es sich um eine Gutschrift handelt. Können beide Sachverhalte aus technischen Gründen nicht in einer einzigen E-Rechnung zusammengefasst werden, sind getrennte E-Rechnungen auszustellen.
Bei Dauerschuldverhältnissen wie Miet- oder Pachtverhältnissen gelten besondere Regeln, die in der Praxis oft unterschätzt werden. Bestehende Dauerrechnungen oder Mietverträge, die vor dem 1.1.2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden, dürfen grundsätzlich weiterverwendet werden, solange sich die Pflichtangaben nicht ändern. Sobald sich jedoch etwas ändert, z. B. eine Mieterhöhung oder ein Steuersatzwechsel, ist eine neue E-Rechnung erforderlich; ein einfaches PDF-Schreiben oder Anpassungsschreiben reicht dann nicht mehr aus. Für neue Mietverhältnisse, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, ist für den ersten Abrechnungszeitraum eine vollständige E-Rechnung auszustellen. Die Details, insbesondere welche Pflichtangaben in den strukturierten Teil müssen und was als Vertragsanhang beigefügt werden kann, sind ein typisches Beratungsthema, das wir gerne mit Ihnen klären.
Bei Anzahlungsrechnungen gelten dieselben Formatpflichten wie bei der Endrechnung. Und: Eine Rechnungsberichtigung, z. B. bei Änderung des Leistungsumfangs, muss ebenfalls als E-Rechnung erfolgen und durch spezifische Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung gekennzeichnet sein. Eine einfache Korrektur per E-Mail oder separates Dokument genügt nicht.
Frage 3 · Archivierung: Was genau muss aufbewahrt werden?
Aufbewahrungspflichtig ist bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil, also die XML-Datei, in seiner ursprünglichen, unveränderten Form. Die E-Mail, über die die Rechnung eingegangen ist, ist nicht das Archivierungsobjekt; ebenso wenig ein aus dem XML erzeugtes PDF. Bei ZUGFeRD-Rechnungen bildet das eingebettete XML den führenden Teil: Im Fall von Abweichungen zwischen dem XML-Datensatz und der visuellen PDF-Ansicht gehen die Daten des strukturierten Teils vor.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt klar: Für umsatzsteuerliche Zwecke liegt allein wegen einer Speicherung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG vor, vorausgesetzt, der strukturierte Teil bleibt unversehrt und maschinell auswertbar. Für andere Zwecke (Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Handelsrecht) bleiben die GoBD-Anforderungen jedoch unverändert bestehen.
Übergangsregelung für den Vorsteuerabzug bis 31.12.2027 Während der Übergangsphase gilt nach Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE i. V. m. § 27 Abs. 38 UStG: Stellt ein Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung eine inhaltlich richtige und vollständige sonstige Rechnung aus, also z. B. ein korrektes PDF oder eine Papierrechnung, werden die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug beim Empfänger regelmäßig als erfüllt angesehen, sofern die Übergangsregelung auf den jeweiligen Umsatz anwendbar ist. Bis Ende 2027 kann der Vorsteuerabzug also grundsätzlich auch aus einer ordnungsgemäßen PDF- oder Papierrechnung geltend gemacht werden. Ab dem 1.1.2028 gilt das nicht mehr, dann ist die E-Rechnung im strukturierten Format Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Der entscheidende Punkt für den Vorsteuerabzug ab 2028: Liegt die XML-Datei bei einer Betriebsprüfung nicht mehr in ihrer ursprünglichen, unversehrten Form vor, weil sie gelöscht, überschrieben oder nur als konvertiertes PDF gespeichert wurde, kann die Rechnung als nicht ordnungsmäßig aufbewahrt gelten. Die Folge ist, dass der Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung versagt werden kann (Abschnitt 15.2a UStAE). Das Risiko entsteht nicht sofort, tritt aber spätestens bei der Betriebsprüfung zutage und ist dann rückwirkend für mehrere Jahre relevant.
Frage 4 · Grenzüberschreitende Umsätze: Was gilt für EU und Drittland?
Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Für grenzüberschreitende Umsätze sind zwei Konstellationen zu unterscheiden:
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und grenzüberschreitenden sonstigen B2B-Leistungen innerhalb der EU gilt im Regelfall das Reverse-Charge-Verfahren: Der Leistungsempfänger im anderen EU-Mitgliedstaat schuldet die Steuer selbst. In diesen Fällen ist der deutsche Unternehmer im anderen Land in der Regel nicht registriert, die nationalen E-Invoicing-Mandate anderer EU-Länder treffen ihn dann grundsätzlich nicht.
Anders verhält es sich, wenn sich der Leistungsort in ein anderes EU-Land verlagert und der deutsche Unternehmer dort selbst Steuerschuldner ist, etwa bei bestimmten Veranstaltungsleistungen, Grundstücksleistungen oder wenn er dort eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhält. In diesen Fällen muss er die Rechnungsvorschriften des jeweiligen Landes einhalten, und diese können erheblich vom deutschen System abweichen. Mehrere EU-Länder haben bereits eigene E-Invoicing-Mandate eingeführt oder angekündigt: Italien verpflichtend seit 2019, Frankreich mit gestaffelter Einführung ab 2026, Spanien mit dem Verifactu-System ebenfalls in der Einführungsphase. Wer in diesen Ländern umsatzsteuerlich registriert ist oder Leistungen erbringt, für die er dort Steuerschuldner ist, muss prüfen, ob und in welchem Format die Rechnung nach lokalem Recht ausgestellt werden muss.
Bei sonstigen Leistungen an B2B-Empfänger im Drittland verlagert sich der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG ins Drittland. Die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar, und deutsches Rechnungsrecht gilt für diesen Umsatz nicht. Welche formalen Anforderungen an die Rechnung gestellt werden, bestimmt ausschließlich das Recht des jeweiligen Drittlandes. Das kann Deutschland weder regeln noch vorschreiben.
Praxishinweis Für reine Reverse-Charge-Sachverhalte ins EU-Ausland stellt sich die Frage eines ausländischen E-Invoicing-Mandats in der Regel nicht. Sobald aber der Leistungsort sich in ein EU-Land verlagert und eine dortige Steuerpflicht entsteht, und das betrifft mehr Konstellationen als viele denken, muss das lokale Rechnungsrecht geprüft werden. Das ist ein eigenständiges Beratungsthema, das wir für Ihre spezifischen Auslandssachverhalte gerne übernehmen.
Wer ist betroffen und wer nicht?
Die Ausstellungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmern. Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sind:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV): Hier darf immer eine sonstige Rechnung ausgestellt werden; übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung jedoch 250 Euro, gilt die E-Rechnungspflicht auch dann, wenn einzelne Leistungspositionen darunter liegen.
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV): Kleinunternehmer dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen; als Empfänger sind sie jedoch seit 1.1.2025 gleichwohl verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Das gilt auch für Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen und keinen Vorsteuerabzug haben. Die Empfangspflicht besteht unabhängig davon, da sie dem leistenden Unternehmer gegenüber gilt: Er muss sich darauf verlassen können, dass sein Vertragspartner eine E-Rechnung annehmen kann.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV).
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Hier bedarf die Verwendung einer E-Rechnung der Zustimmung des Empfängers.
Grenzüberschreitende Umsätze Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn beide Vertragsparteien im Inland ansässig sind. Ist mindestens eine Partei im Ausland ansässig, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer deutschen E-Rechnung, wohl aber können die Vorschriften des anderen Landes greifen. Frankreich, Italien und weitere EU-Länder haben eigene Mandate eingeführt oder angekündigt. Für grenzüberschreitende Sachverhalte empfiehlt sich eine länderspezifische Prüfung.
Checkliste für die Umstellung
Zehn Punkte, die vor dem Stichtag geklärt sein sollten, geordnet nach der Reihenfolge, in der sie in der Praxis anfallen.
- Pflicht klären: Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 3 UStG ermitteln und festlegen, ob die Ausstellungspflicht ab 1.1.2027 oder ab 1.1.2028 greift.
- Umsätze sortieren: Welche Ausgangsrechnungen sind betroffen, welche fallen unter Ausnahmen (Kleinbetrag, B2C, Ausland)?
- Ausgangsprozess dokumentieren: Mit welchem System werden Rechnungen erstellt? Kann es XRechnung oder ZUGFeRD EN 16931 erzeugen und validieren?
- Sonderfälle testen: Gutschriften, Dauerrechnungen, Anzahlungen, Schlussrechnungen und Berichtigungen im strukturierten Format erzeugen.
- Eingangsprozess festlegen: Zentrales Rechnungspostfach, Sichtprüfung des XML (z. B. ELSTER-Viewer), Verantwortliche für technische und inhaltliche Prüfung.
- Inhaltliche Prüfung sichern: Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG bei jeder Eingangsrechnung prüfen und Validierungsberichte aufbewahren.
- Archivierung organisieren: Strukturierten Originaldatensatz acht Jahre unverändert aufbewahren; Übergabe an die Finanzbuchführung oder Steuerkanzlei im Originalformat.
- Kunden und Lieferanten informieren: Formate, Übermittlungswege, Rechnungspostfächer, Bestell- und Vertragsnummern abstimmen.
- Dauerrechnungen prüfen: Bestehende Miet- und Wartungsverträge sichten; bei Änderungen der Pflichtangaben neue E-Rechnung einplanen.
- Testlauf vor dem Stichtag: Testrechnungen durch den gesamten Prozess führen, vom Versand über Empfang und Prüfung bis zur Buchung und Ablage.
Fünf häufige Fehler aus der Praxis
- „Das PDF per E-Mail ist doch elektronisch.“ Ein PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung, auch nicht, wenn es in ein Portal hochgeladen wird.
- Nur die Ausgangsseite wird betrachtet. Empfang, Prüfung und Aufbewahrung eingehender E-Rechnungen bleiben unbeachtet. Dabei liegt hier das Vorsteuerrisiko.
- Das XML wird „ordentlich“ als PDF abgelegt. Die konvertierte Ansicht ersetzt das Original nicht. Bei der Betriebsprüfung zählt der unveränderte Datensatz.
- Die Validierung gilt als steuerliche Prüfung. Ein grüner Haken im Validator sagt nichts über Steuersatz, Leistungsbeschreibung oder Leistungszeitpunkt.
- Die Software „kann das schon“. Ohne Testlauf durch den kompletten Prozess bleibt unentdeckt, dass Gutschriften oder Dauerrechnungen im falschen Profil erzeugt werden.
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Alle Inhalte dieses Beitrags, von den Fristen über die 800.000-Euro-Grenze, Vorsteuerabzug, Sonderfälle und Archivierung bis zur Checkliste, haben wir als kompakten Praxisleitfaden zusammengefasst. Kostenlos, ohne Anmeldung, zum Weiterleiten an Geschäftsführung, Buchhaltung und IT.
Unser Fazit
Die E-Rechnungspflicht hat zwei Seiten: eine technische und eine steuerliche. Die technische Seite gehört in die Hände Ihrer IT. Die steuerliche Seite, also Vorsteuerabzugssicherheit, Pflichtangaben, Sonderfälle, Archivierung und grenzüberschreitende Umsätze, gehört in die Hände Ihres Steuerberaters.
Unser erster Rat: Sprechen Sie Ihren bestehenden Steuerberater an und fragen Sie konkret, ob er das Thema E-Rechnung für Sie vollständig begleitet. Die meisten der hier beschriebenen Fragen, Vorsteuerabzugssicherheit, Sonderfälle, Archivierungspflicht, sollten in jeder gut geführten steuerlichen Beratung adressiert sein.
Wenn Sie feststellen, dass Ihr Unternehmen internationale Umsätze hat, besondere Rechnungskonstellationen aufweist oder dass die steuerliche Dimension der E-Rechnungspflicht in Ihrer bisherigen Beratung nicht ausreichend behandelt wird, dann sprechen Sie uns an. Taxboutique by Julia David & Edda Vocke ist auf genau diese Fragen spezialisiert.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931, etwa eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder EXTENDED. Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung“ und darf ab dem für Sie geltenden Stichtag im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr ausgestellt werden.
Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im Jahr 2026 über 800.000 € lag. Alle anderen inländischen Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG, also alle in Deutschland steuerbaren Umsätze, einschließlich steuerfreier Ausfuhren und innergemeinschaftlicher Lieferungen. Nicht mitgezählt werden Umsätze, deren Leistungsort im Ausland liegt, zum Beispiel sonstige Leistungen an ausländische Unternehmer. Diese Abgrenzung entscheidet in vielen Fällen darüber, ob die Pflicht schon 2027 oder erst 2028 greift.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), aber seit dem 1.1.2025 empfangen können. Das gilt ebenso für Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen, etwa Ärzte oder Vermieter: Ein E-Mail-Postfach für den Empfang genügt.
Bis zum 31.12.2027 gilt eine Übergangsregelung: Erhalten Sie trotz E-Rechnungspflicht des Ausstellers eine inhaltlich richtige PDF- oder Papierrechnung, bleibt der Vorsteuerabzug regelmäßig erhalten. Ab dem 1.1.2028 entfällt diese Schutzregel. Unabhängig vom Format gilt: Fehlen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG, liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor. Ein technisch fehlerfreies XML schützt davor nicht.
Aufzubewahren ist der strukturierte Teil der E-Rechnung, die XML-Datei, in ihrer ursprünglichen, unveränderten und maschinell auswertbaren Form. Die E-Mail, mit der die Rechnung eingegangen ist, und eine daraus erzeugte PDF-Ansicht ersetzen das Original nicht. Bei ZUGFeRD ist das eingebettete XML der führende Teil.
Über die Autorin
Edda Vocke, Rechtsanwältin & Steuerberaterin, ist spezialisiert auf internationales Steuerrecht, Umsatzsteuer und globale Mobilität. Gründungspartnerin der Taxboutique by Julia David & Edda Vocke Steuerberatungsgesellschaft PartG mbB, Frankfurt am Main.
Stand: September 2026 · Rechtsstand nach BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (GZ III C 2 – S 7287-a/00019/007/243). Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.